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24
oct

Méthode de classement

Vous collectez beaucoup d’informations ?

Vous n’avez pas le temps de les classer ?

 

J’ai mis en place une méthode de classement, parce que je suis un grand consommateur d’articles qui proviennent essentiellement d’internet. Et il m’arrive très souvent de ne pas pouvoir tous les lire. Avant que j’applique cette méthode, beaucoup d’articles passaient à la trappe, car je finissais par les oublier ou bien je ne savais plus les retrouver. La méthode que je vais vous exposer maintenant va vous montrer comment classer facilement et rapidement tous vos documents, afin de pouvoir les retrouver au moment opportun.

Méthode de classement en 2 étapes :

 

Etape n°1 : Je collecte d’abord les informations qui m’intéressent, et je les enregistre dans le Carton. Si vous ne connaissez pas encore la notion de « Carton » dans le logiciel Progrelium, je vous invite à consulter la vidéo qui la présente en cliquant ici. Contrairement à l’exemple cité dans cette vidéo, je n’enregistre pas en vrac mes documents dans ce répertoire Carton. Mais je les « pré-classe » en utilisant des sous-répertoires thématiques que je crée dans ce répertoire « Carton », afin de faciliter par la suite leur classement effectif dans les classeurs. 

 

Etape n°2 : Dans la page d’accueil du logiciel, vous avez à gauche de la Roseraie, l’indication du nombre de documents qui restent à classer. Il s’agit du nombre de documents présents dans le Carton et dans les sous-répertoires thématiques. Dès que le nombre dépasse les 50 documents, cela incite à procéder au classement (dès que je trouve le moment opportun pour le faire). Et le fait d’avoir déjà pré-classé mes documents dans les sous-répertoires du Carton, m’aide énormément. Car en sélectionnant l’onglet d’un classeur qui correspond à la thématique que je souhaite traiter, il me suffit de déplacer les documents concernés dans cet onglet.

 

Pour résumer :

 

Créez des sous-répertoires dans le répertoire « Carton » qui correspondent à vos rubriques thématiques. Rangez rapidement (dans un premier temps) vos documents dans ces sous-répertoires du Carton selon les thèmes correspondants.

Puis, dès que le nombre de documents à classer devient important, procédez au classement des documents du Carton pour les ranger dans les classeurs ou dans les cellules Groupes.

Autre chose : il vous est possible d’attribuer des mots clefs à plusieurs documents simultanément. Vous pouvez effectuer cette opération, par exemple, après avoir classé des documents dans un onglet.

Je vous invite également à visionner les vidéos qui s’intitulent « Organisez vos classements » et « Classement automatique » dans lesquelles vous trouverez des fonctionnalités très pratiques pour classer vos documents.

N’hésitez pas à me contacter pour me donner votre avis sur cette méthode de classement et pour me faire part de vos propres méthodes.

 

Cordialement,

Alain FOURNIER